Onboarding d'un nouveau collaborateur : les bonnes pratiques

L’intégration est la première étape de fidélisation d’une recrue, et est un élément essentiel de votre marque employeur. Comment bien gérer l’onboarding d’un nouveau collaborateur pour le fidéliser et donc l’engager dans ses missions ? On vous donne nos tips (aussi utilisés chez nous !) pour optimiser au maximum l’intégration de vos nouveaux collaborateurs.

• Rester en contact régulièrement avec le nouvel arrivant avant le jour J

Une fois le recrutement terminé, vous avez annoncé à l’heureux élu la date de son arrivée parmi vous. Mais ne vous arrêtez pas en si bon chemin. Gardez le contact avec lui jusqu’au jour J, particulièrement si plusieurs semaines ou mois se passent jusqu’à son intégration. Cela vous évitera le phénomène de « ghosting » où le futur collaborateur ne se présente pas lors de son premier jour de travail.

Préparez avec lui sa journée d’intégration. Renseignez-vous sur son moyen de transport, peut-être vient-il en voiture ? Avez-vous un parking d’entreprise où des démarches sont nécessaires pour entrer (renseigner sa plaque d’immatriculation en avance, créer un abonnement…). S’il se déplace en transports en commun et/ou qu’il n’est pas du coin, pensez à lui communiquer les arrêts de bus/tram/métro proches de votre lieu de travail.

Tout ce qui peut être géré en avance le mettra en confiance, lui évitera un stress supplémentaire le jour J et lui donnera le sentiment d’être attendu et déjà considéré au sein de votre entreprise.

Vous pouvez également lui présenter le déroulé de sa première journée parmi vous : qu’avez-vous prévu pour lui ? Cela lui permettra d’appréhender son arrivée plus sereinement.

• Ne pas attendre le jour J pour préparer l’accueil du nouveau collaborateur

Arriver dans une nouvelle entreprise est un événement qui peut être un peu stressant. Imaginez le ressenti d’un nouveau collaborateur s’il constate le jour J que personne n’est au courant de son arrivée et que son matériel de travail n’est pas prêt ? Organisez une arrivée avec les personnes de son service, pourquoi pas par un petit-déjeuner d’équipe. Booker 30 minutes est déjà suffisant et sera important pour la nouvelle recrue. Cela permettra une arrivée détendue, enclenchera quelques échanges informels entre les salariés et servira au nouvel arrivant pour mettre un nom sur chaque visage de ses futurs interlocuteurs.

Bien qu’il ne soit pas opérationnel dès le premier jour, la préparation de son matériel de travail contribue également à lui faire ressentir qu’il est attendu. Soyez sûr qu’il dispose d’un ordinateur fonctionnel, du matériel adéquat (qu’il soit informatique ou non), créez-lui les accès dont il aura besoin pour travailler, et mettez-lui à disposition un espace de travail personnel.

• Lui consacrer le temps nécessaire

Un accueil de qualité dépasse largement le simple fait d'être présent le jour J avec un bureau prêt à l’accueillir. Il implique également de faire sentir à la nouvelle recrue qu'elle est attendue, non seulement par le service des ressources humaines, mais aussi par ses futurs collègues. Mettre en place une formation construite et structurée avec son manager mais également avec ses futurs interlocuteurs est important : cela lui permettra de comprendre quels seront ses attendus (avant/après son service), et son rôle vis-à-vis des autres services.

En outre, il est essentiel que l'accueil ne se limite pas à la disponibilité de temps, mais qu'il soit également rempli de chaleur humaine.

Pour éviter d'être submergé le jour de l'arrivée du nouvel employé, il est judicieux de libérer son emploi du temps et d'encourager le manager direct à faire de même. Désigner un parrain pour assurer son intégration sociale peut également être une bonne idée. Grâce à cette préparation, il est peu probable que le nouvel employé se retrouve livré à lui-même lors de son premier jour. Aussi, la présence d'un parrain (sans lien hiérarchique, c’est mieux) contribuera à détendre l'atmosphère et à faciliter son adaptation.

• Réaliser un suivi tout au long de la période d’essai 

Préparer le premier jour d’un nouveau collaborateur c’est bien, mais ce n’est que la première étape ! Il ne faudrait pas que le soufflé retombe trop vite pour le nouvel arrivant au bout de quelques jours de présence. Pensez à effectuer des points réguliers avec lui et abordez différents sujets : son processus d’arrivée, son ressenti dans les équipes, son poste face à ses attentes, ses questions et facteurs d’étonnement… il n’y a pas que le travail qui compte dans la bonne intégration d’un salarié !

Lucie, chargée d’onboarding chez Auto Consultant nous raconte : « L’onboarding est une démarche souvent très appréciée par nos collaborateurs. La plupart n’ont jamais vécu ce processus et ont aimé être suivis tout au long de leur intégration. Cela peut nous permettre aussi de régler quelques petits problèmes avant qu’ils ne prennent trop de place. Pour moi c’est important de les écouter et de prendre en compte leurs remarques dans une démarche d’amélioration continue de notre processus. »

• Ne pas négliger l’arrivée d’un stagiaire ou alternant 

Accueillir un CDI, et accueillir un alternant/stagiaire, c’est la même chose ? Pas exactement, mais ce sont les mêmes enjeux pour votre entreprise et votre marque employeur (et on vous en parlait il y a quelques semaines, la marque employeur est un véritable atout RH !) alors ne négligez pas cette première impression.

En France, le nombre d’alternants a triplé en quatre ans. En 2022, le nombre de nouveaux apprentis a atteint 837 000, contre 300 000 en 2018. Si l'on compte également les étudiants en poursuite de contrat, le nombre total d'alternants s'élevait à 980 000 cette année-là, représentant ainsi 4% des salariés français, selon le Dares.

En ne leur assurant pas une bonne intégration, vous donnez une mauvaise image de votre structure, mais cela influence également la perception que l'apprenant développe à l'égard du monde du travail. Vous avez ainsi la responsabilité de confirmer son choix de carrière, ou au contraire, de le décourager définitivement. Car oui en tant qu’entreprise qui l’accueille pour son alternance, vous marquerez probablement leur carrière en étant leur première expérience professionnelle !

N'oubliez pas que vos stagiaires et alternants sont les premiers ambassadeurs (ou détracteurs…) auprès de leurs camarades et amis. Et ces jeunes générations sont votre vivier de demain : en commençant à peine leur carrière professionnelle, il y a des chances que vos chemins se croisent. Il serait dommage d’avoir une mauvaise image dans leur esprit.

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